POLITICI DE LUCRU ALE ICECON CERT

POLITICI DE LUCRU ALE ICECON CERT

 

  • POLITICA PRIVIND CONFIDENTIALITATEA

ICECON CERT pastreaza confidentialitatea asupra tuturor informatiilor care constituie proprietatea clientului si sunt necesare organismului in activitatile de evaluare a produsului clientului respectiv.

ICECON CERT stabileste reguli de respectare a confidentialitatii informatiilor obtinute sau create în cursul activităţilor de certificare la toate nivelurile structurii sale, inclusiv comitete care acţionează in numele său, prin manualul calitatii, proceduri si acorduri juridice.
ICECON CERT informeaza clientul, in avans, referitor la informaţiile pe care intenţionează să le facă publice. Sunt considerate confidenţiale toate celelalte informaţii, cu excepţia celor făcute publice de către client.
Cu excepţia celor cerute în SR EN 45011:2001, informaţiile referitoare la un anumit client sau persoană, ICECON CERT nu divulga unei terţe părţi, fără consimţămăntul scris al clientului sau al persoanei respective. Atunci când ICECON CERT este obligat prin lege să transmită informaţii confidenţiale unei terţe părţi, clientul sau persoana respectivă trebuie notificată inainte de furnizarea informaţiilor, cu excepţia situaţiilor reglementate prin lege.
Informaţiile despre client obţinute din alte surse decăt clientul insuşi (de exemplu reclamanţi, autorităţi de reglementare) sunt considerate confidenţiale, conform politicii ICECON CERT.
Personalul organismului ICECON CERT, inclusiv membrii comitetului de asigurare a impartialitatii, membrii comitetului de certificare si membrii comitetului de tratare apeluri, personalul organismelor externe subcontractante (laboratoare de incercarei) care acţionează în numele organismului păstreaza confidenţialitatea tuturor informaţiilor obţinute sau create in cursul activităţilor de certificare. Astfel, personalul implicat in activitatea de certificare semneaza un angajament de confidentialitate la fiecare audit si evaluare, precum si unul la efectuarea auditului intern. Divulgarea, prin orice mijloace, a informatiilor despre organizatia supusa certificãrii, indiferent de modul în care au fost obtinute, este interzisã si atrage rãspunderea disciplinarã sau penala a celor vinovati.
ICECON CERT dispune de infrastructura necesara pentru a asigura manipularea in siguranţă a informaţiilor confidenţiale (documente, înregistrări), prin: securitatea informatiilor din computer, birou si arhiva.
La evaluarea ICECON CERT de catre RENAR pentru acreditare si de catre autoritati pentru notificare este obligat sa divulge informaţii confidenţiale despre clientii sai. In acest caz, ICECON CERT isi informeaza clientul despre această acţiune.
Orice client are dreptul sã facã sesizãri la Directorul Executiv si la Comitetul Director de Impartialitate privind scurgerea de informatii despre organizatia sa.
ICECON CERT trateaza in mod confidential si informatiile despre client, obtinute din alte surse decat de la client (de ex. reclamatii, autoritati).

  • POLITICA DE PERSONAL

ICECON CERT dispune de personal competent tehnic, instruit în domeniul calităţii şi în domeniile pentru care este acreditat/notificat şi responsabil de îndeplinirea activităţilor de evaluare si verificare a constanţei performanţei produselor pentru constructii, precum si de evaluare a conformitatii echipamentelor pentru constructii.

Personalul ICECON CERT îndeplineşte activităţile de evaluare la cel mai înalt grad de integritate profesională şi de competenţă tehnică necesară în domeniul respectiv, fara a fi supus unor presiuni comerciale, financiare sau de alta natura, care ar compromite impartialitatea si confidentialitatea.
ICECON CERT are proceduri care definesc cerintele si criteriile pentru selectarea, instruirea, evaluarea si monitorizarea personalului sau.
Personalul implicat in evaluare si decizie semneaza un angajament de confidentialitate si independenta . Prin acest angajament, care este accesibil intregului personal si clientilor, ICECON CERT demonstreaza că înţelege importanţa imparţialităţii in efectuarea activităţilor sale certificare produse, că gestionează posibila aparitie a conflictelor de interese şi că se asigură de obiectivitatea activităţilor sale de certificare.
Directorul Executiv identificã necesitãtile de formare profesionala  si in domeniul sistemului calitatii, facilitand accesul angajatilor la programele de instruire interne sau externe.

ICECON CERT mentine înregistrări şi informaţii referitoare la performaţa personalului şi a evaluării acestei performanţe si aplică următoarele modalităţi de evaluare: analiza rapoartelor/înregistrărilor de evaluare a conformităţii, interviuri regulate, feed-back-ul de la clienţi şi monitorizarea fiecăruia de către Directorul Executiv sau o persoană nominalizată de acesta,  în activitatea desfăşurată.  Rezultatele acestei aprecieri a performanţei şi a competenţei personalului sunt utilizate pentru a identifica necesităţile de instruire.

  • POLITICA PENTRU TRATAREA RECLAMATIILOR SI APELURILOR

Directorul Executiv al ICECON CERT  acorda o atentie deosebita modului de solutionare corecta si rapida a reclamatiilor si apelurilor depuse de catre clienti, acesta fiind un mijloc de realizarea a feed- back-ului de la clienti.

Reclamatiile sunt rezolvate la nivelul managementului Executiv. .
Apelurile formulate sunt rezolvate la nivelul Comitetului de tratare apeluri.
La tratarea reclamatiilor si apelurilor se tine cont de urmatoarele aspecte:

  • clientii ICECON CERT nu sunt impiedicati sub nici o forma de a face uz de acest drept si nu sunt influentati in sensul renuntarii la aceasta cale de atac;
  • reclamatiile si apelurile sunt primite si inregistrate prompt;
  • analizarea si rezolvarea acestora se face in intervalul de 15 zile de la data inregistrarii;
  • personalul implicat in rezolvarea reclamatiilor si apelurilor sunt coimpetente si independente de subiectul reclmatiei sau apelului;
  • hotararile luate ca urmare a analizei sunt aduse la cunostinta clientului in termen de 3 zile de la emiterea hotararii, in termeni clari si fara echivoc.

Toate actiunile intreprinse ca urmare a reclamatilor si apelurilor sunt analizate periodic de catre Managementul ICECON CERT si constituie date pentru imbunatatirea activitatii organismului.

Obiectivul ICECON CERT la aceasta cerinta este: Fara reclamatii, apeluri si contestatii.

  • POLITICA PRIVIND IMPARTIALITATEA

Impartialitatea, independenta si integritatea functionarii ICECON CERT se asigura:

  • la nivelul de strategie si politica: Comitet de Impartialitate
  • la nivelul de decizie privind certificarea: Comitet de Certificare
  • la nivelul de evaluare: Evaluatori, auditori

Prin Manualul Calitatii si Regulamentele de Organizare si Functionare ale Comitetelor se stabileste implicarea partilor interesate in dezvoltarea politicilor si stategiei ICECON CERT.
Comitetul de Impartialitate constituie garanteaza impartialitatea, integritatea si obiectivitatea activitatilor ICECON CERT.
Prin aprobarea si controlul politicilor, Comitetul de Impartialitate nu permite nici o forma de discriminare privind aplicarea procedurilor ICECON CERT si contracareaza orice tendinta a uneia din partile interesate de a exercita presiuni asupra deciziilor ICECON CERT.
Comitetul de Impartialitate analizeaza orice conflict de interese existent sau potential si ia masuri pentru rezolvarea /evitarea acestora.
Directorul Executiv ofera Comitetului de Impartialitate orice informatie relevanta privind certificarea si selectarea personalului responsabil pentru activitatile de certificare.
Directorul Executiv garanteaza ca ICECON CERT nu furnizeaza servicii incompatibile cu cerintele de impartialitate, obiectivitate si confidentialitate si sanctioneaza orice incalcare a respectarii principiilor de impartialitate, responsabilitate si confidentialitate.

Directorul  Executiv are responsabilitatea asigurarii ca tot personalul implicat   in procesul de certificare respecta angajamentul deontologic si ia masuri in cazul constatarii incalcarii acestuia.